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Schön warm soll es im Winter in der Wohnung sein und rundum ums Haus alles schön sauber. Die Kosten dafür landen auf der Betriebskostenabrechnung.

Die Kosten rund um ein Mietobjekt landen auf der Betriebskostenabrechnung, die der Mieter jedes Jahr vom Vermieter erhält – und die meist mit einer Nachzahlung endet. «Wie kann das sein?». Das kann einerseits an zu geringen Vorauszahlung liegen, anderseits aber auch an einem Fehler in der Betriebskostenabrechnung.

Unpünktliche Abrechnung spart die Nachzahlung

Der Vermieter muss innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums über die Betriebskosten abrechnen. Hält er diese Frist nicht ein, kann er auch nichts mehr nachfordern. Die Abrechnung für 2019 muss also spätestens bis zum 31.12.2020 beim Mieter sein. Kommt sie später, muss der Mieter nichts mehr nachzahlen.

Was der Vermiete umlegen darf

Ein Sparschwein und Geldscheine auf einem Heizkörper. (Foto: Getty Images, Thinkstock -)
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Was der Wohnungsvermieter als Betriebskosten umlegen darf, steht abschließend im Betriebskostenkatalog von § 2 Betriebskostenverordnung. Dort sind abschließend 17 Betriebskostenarten genannt wie beispielsweise die Heizung, Warmwasser, Müllgebühren, die Hausmeisterkosten oder auch die Grundsteuer.

Dagegen darf der Vermieter keine Anschaffungskosten, Reparaturkosten, Verwaltungskosten oder auch Bankgebühren auf den Mieter umlegen. Gleiches gilt für den Kaufpreis von Rauchmeldern oder die Rechtsschutzversicherung.

Bei Mietern von Eigentumswohnungen befinden sich oftmals noch die Verwaltergebühr, eine Instandhaltungsrücklage oder Kosten für Kleinteile auf der Abrechnung. Auch die sind nicht auf den Mieter umlegbar.

Was in einer Betriebskostenabrechnung unbedingt drinstehen muss

Damit die Abrechnung formell korrekt ist, müssen vier Sachen drinstehen:
1. Die Gesamtbetriebskosten, die im Haus angefallen sind
2. Der Verteilungsschlüssel (also z.B. ob die Betriebskosten nach der Wohnfläche, dem Verbrauch oder Personenanzahl auf den Mieter umgelegt wird)
3. Der Anteil, der auf den Mieter entfällt
4. Die Höhe der Vorauszahlungen, die der Mieter während des Jahres gezahlt hat.

Fehlt nur einer dieser 4 Punkte, liegt ein formeller Fehler bei der Betriebskostenabrechnung vor, der die gesamte Betriebskostenabrechnung unwirksam macht. Der Mieter muss dann gar nichts mehr nachzahlen. Der Vermieter kann dann seine Nachzahlung nur noch mit einer neuen Abrechnung "retten". Allerdings muss die korrigierte Abrechnung dem Mieter noch innerhalb der Jahresfrist zugehen.

Vergleichen Sie die Abrechnung mit der vom letzten Jahr

Kommt Ihnen die Abrechnung zu hoch vor, vergleichen Sie sich mit der Vorjahresrechnung. Dadurch können Sie feststellen, ob sich nur einzelne Positionen erhöht haben oder ob der Vermieter zusätzliche Kosten auf Sie umgelegt hat. Bei Betriebskosten, die zum ersten Mal umgelegt wurden, sollten Mieter im Mietvertrag nachsehen, ob die Kosten als umlegbar vereinbart wurden und im zweiten Schritt, ob sie laut der Betriebskostenverordnung überhaupt umlegbar sind.

Der Mieter darf Rechnungen und Verträge einsehen

Eine Frau lehnt die Unterzeichnung eines Vertrags ab. (Foto: Getty Images, Thinkstock - BernardaSv)
Thinkstock - BernardaSv

Der Mieter hat ein Einsichtnahme-Recht in die Betriebskostenbelege. Das hat der Bundesgerichtshof so entschieden. Das bedeutet: Der Mieter kann vom Vermieter verlangen, dass er ihm alle zur Betriebskostenabrechnung gehörenden Rechnungen und Verträge vorlegen muss. Dazu gehören beispielsweise auch die Lohnabrechnungen und der Arbeitsvertrag des Hausmeisters.

Beispiel: Ein Blick in den Hausmeistervertrag lohnt sich, um feststellen zu können, ob der Hausmeister nicht nur umlegbare Arbeiten wie z.B. Hof fegen oder Rasen mähen, durchführt. Es kann sein, dass er auch nicht umlegbare Arbeiten wie Reparaturarbeiten durchführt oder Mietersprechstunden abhält, die dann vielleicht unzulässigerweise beim Mieter auf der Betriebskostenabrechnung landen.

Gucken und fotografieren erlaubt

Ein Mann schaut in den Kalender auf seinem Smartphone. (Foto: Colourbox, SWR, Montage SWR)
Montage SWR

Solange der Vermieter den Mieter nicht in die Belege oder Verträge schauen lässt, so lange muss der Mieter auch keine Betriebskosten nachzahlen. Der Mieter darf die Belege beim Einsichtnahme-Termin nicht nur ansehen, sondern sie auch noch mit dem Handy oder der Kamera abfotografieren.

Der Vermieter muss die Betriebskostenbelege am Ort des Mietobjekts vorlegen. Wohnt der Vermieter in Hamburg und ist die vermietete Wohnung in Baden-Baden, muss er die Rechnungen in Baden-Baden vorlegen.

Verlangt der Mieter das Zusenden von Belegen und ist der Vermieter damit einverstanden, kann der Vermieter für das Zusenden der Belege eine Kostenerstattung verlangen. Pro Kopie sind das derzeit durchschnittlich 20-30 Cent. Ein Recht auf Zusenden der Belegkopien kann auch dann gegeben sein, wenn der Mieter beispielsweise krank ist oder mittlerweile mehrere Hundert Kilometer weiter weg wohnt.

Fehler entdeckt: Und jetzt?

Der Mieter hat eine Einwendungsfrist von 12 Monaten. Die beginnt mit Zugang der Abrechnung zu laufen. Der Mieter kann seine Beschwerde gegen die Abrechnung schriftlich oder mündlich einlegen. Besser ist natürlich zwecks Nachweisbarkeit eine schriftliche Beschwerde. Die Beschwerde muss jedoch konkret sein.

Am besten bezieht man sich auf eine konkrete Betriebskostenposition in der Abrechnung, in der der Fehler vermutet wird. Falsch wäre es nur pauschal zu schreiben: „Ihre Abrechnung ist falsch!“.

Die einjährige Beschwerdefrist hat nichts mit der Zahlungsfrist zu tun. Der Mieter kann also nicht mit der kompletten Nachzahlung warten, bis die einjährige Beschwerdefrist abgelaufen ist.

Wie schnell muss der Mieter nachzahlen?

Symbolbild für Finanzen (Foto: Colourbox, Foto: Colourbox.de -)
Foto: Colourbox.de -

Bis wann der Mieter seine Nebenkosten nachzahlen muss, steht leider nicht im Gesetz. Der Mieter darf sich allerdings längstens bis zum Beginn des übernächsten Monats mit dem Bezahlen Zeit lassen.

Beispiel: Der Mieter bekommt die Abrechnung am 16.11.2010. Dann darf er längstens bis 01.01.2021 mit dem Bezahlen Zeit lassen.

Eine Erhöhung ist nur bei einer Nachzahlung erlaubt

Der Vermieter darf die Betriebskostenvorauszahlung nur erhöhen, wenn der Mieter eine hohe Betriebskostennachzahlung hatte. Um wie viel der Vermieter die Vorauszahlungen erhöhen darf, hängt von der jährlichen Gesamtsumme der Betriebskosten ab, die auf den Mieter umgelegt wurden.

Dieser Betrag durch 12 Monate geteilt, ergibt den neuen Vorauszahlungsbetrag. Die Vorauszahlungen kann der Vermieter immer nur mit der Abrechnung erhöhen und dann auch nur für die folgenden Betriebskostenvorauszahlungen, also nicht rückwirkend.

Der Vermieter darf auch keine „Sicherheitszuschläge“ für zu erwartende, steigende Betriebskosten im nächsten Jahr machen.

Auf der anderen Seite darf der Mieter seine Vorauszahlungen senken, wenn er eine Betriebskostenrückzahlung erhalten hatte.

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